关于信息化时代企业档案管理存在的问题及对策研究报告

0.引言

2024年3月1日起施行的《中华人民共和国档案法实施条例》将档案信息化建设纳入制度要求。2024年11月1日起施行的《电子档案管理办法》进一步明确了电子档案管理的适用范围和基本要求，为企业开展档案信息化建设提供了政策依据。在信息化时代，企业经营活动越来越依靠数据支撑，因此，企业档案管理工作也成为企业管理中的一项基础工作。从现有研究来看，学者多从数字化转型、治理现代化和数据利用等方面讨论企业档案管理工作的调整方向，普遍认为企业档案管理水平会直接影响企业管理效率、服务质量和资源利用成效。基于这一情况，本文围绕信息化时代企业档案管理的多重价值、现实问题和对策展开分析，希望为企业优化档案管理工作、提高管理水平和促进数据资源利用提供参考。

1.信息化时代企业档案管理的多重价值

1.1保障企业业务运行留痕

随着企业数字化转型不断深入，企业信息化建设已经呈现出业务系统众多、电子文件分布环境复杂、类型格式多样等特点［1］。在这种情况下，企业业务虽然持续生成记录，相关材料却分布在不同系统之中。企业若想把业务开展过程记录清楚，就需要通过档案管理完成数据统一收集和规范保存。档案管理在这一环节的价值首先体现在保存业务记录上。企业在采购、生产、销售和财务处理的过程中会形成大量电子文件，企业开展档案管理能够将零散形成的文件材料纳入统一归档范围，资料形成时间也能对应到具体业务环节。这样一来， 企业能够较为完整地保存业务开展过程中的原始资料，后续查阅时也更容易准确定位。档案管理的第二层价值体现在整理业务流程资料上。信息化条件下， 同一事项往往跨越多个环节，不同岗位会形成不同记录。企业若仅保存单个文件，难以了解资料之间的联系。档案管理通过归档时间、整理规则和元数据要求，把同一事项在不同环节形成的材料组织起来，以便企业可以按时间顺序查阅事项经过，也可以按业务环节查看资料来源。

1.2支持企业内部控制与管理决策

信息化时代，企业管理具有明显的数据依赖特征，管理节奏更快。管理层

对资料调取效率的要求更高，很多经营判断需要在较短时间内完成。在这种情况下，档案管理首先有助于企业内部控制。研究指出，企业档案数字化转型能为企业经营管理、风险防控、战略决策等提供优质、高效的档案信息服务，同时也为企业加强内部控制、规范业务流程、强化责任追究提供数据支撑［2］。这较好地说明了档案管理在内部控制中的重要地位。档案资料经过分类和整理以后，管理部门可以较快完成核查，管理活动的开展更有依据。其次，档案管理直接服务于企业管理决策。信息化时代，企业经营决策越来越重视历史资料。企业在调整经营方案时，需要了解既往数据。例如，xx省苏州市通过不断完善国资国企档案治理体系，为政府决策和企业经营提供了权威依据，并且可以通过历史数据分析揭示规律，为政策制定与创新驱动提供智库支持［3］。

1.3促进企业信息资源开发利用